Um den Ansprüchen des Marktes langfristig gerecht zu werden, ist es notwendig in regelmäßigen Abständen die bisherigen Vorgehensweisen, Techniken, Prozesse oder Werkzeuge zu hinterfragen und bei Bedarf anzupassen. Eine geplante und strukturierte Einführung ist dabei die Grundvoraussetzung, um Änderungen in einer Organisation und bei deren Belegschaft erfolgreich zu etablieren.

Vorgehen

Eine Einführung ist ein normales Projekt: Zunächst gilt es die Einführung mittels einer Planung sinnvoll zu strukturieren, ein Projektteam auszuwählen, Rahmenbedingungen zu ermitteln, realistische und messbare Ziele zu vereinbaren und konkrete Arbeitspakete, wie ein Marketing-, Trainings-, Coaching-, Pilotierungs- und ggf. Migrationskonzept, zu definieren. Beim Projektteam ist darauf zu achten, dass es die unterschiedlichen betroffenen Gruppen der Organisation repräsentiert und zum Vorhaben positiv eingestellt ist. So tragen sie später zur positiven Verbreitung und Vervielfältigung der Informationen bei. Bevor mit der Umsetzung der Einführung begonnen werden kann, ist durch das Projektteam ein Prozess inkl. Auswahl von geeigneten Methoden zu definieren.

Während der Umsetzung der Einführung bietet es sich an die Erkenntnisse, wie den Projektverlauf, Schwierigkeiten, Gegenmaßnahmen und Resultate zu dokumentieren, um sie für Folgeprojekte als Best Practices weiterverwenden zu können sowie um das laufende Projekt nach zu justieren.

Marketingstrategie

In vielen Projekten werden diejenigen, die von einer Einführung am meisten betroffen sind, leider erst viel zu spät über die geplante Veränderung informiert. Dabei lassen sich gerade durch eine frühzeitige  Weitergabe von Informationen Vorbehalte und Ängste bei den betroffenen Personen abbauen. Außerdem führt das Anpreisen der geplanten Veränderung zu einer Motivation, welche die betreffenden Personen neugierig macht und überzeugen kann. Bei der Erstellung der Marketingstrategie ist es wichtig, sich zuvor Gedanken über die Zielgruppen und deren Informationsbedürfnisse zu machen. Somit können sich je nach Zielgruppe in einer Organisation auch mehrere unterschiedliche Marketingmaßnahmen als sinnvoll erachten.

Konzept zur Wissensvermittlung

Tief in jedem Menschen gibt es das Bedürfnis nach Sicherheit, welches unter anderem durch bekannte Methoden, Systeme und Umgebungen erzeugt wird. Veränderungen sind daher etwas Unbekanntes, welches das Bedürfnis nach Sicherheit stören und Ängste und Widerstände auslösen kann. Zum Abbau der Ängste und Widerstände ist bei der Einführung von etwas Neuem daher im Rahmen des Change-Managements, das Konzept der Wissensvermittlung nicht zu unterschätzen. Der Wissenszuwachs wird in zwei unterschiedliche und zumeist aufeinander aufbauende Wissensarten unterteilt. Zum einen dem deklarativen Wissen, d.h. die Kenntnis über einen Sachverhalt, und zum anderen dem prozeduralen Wissen, d.h. die Fähigkeit das Wissen auch anwenden zu können. Sorgsam geplante, aufbereitete und durchgeführte Schulungs- und Coaching-Konzepte, sowie verständlich dokumentierte Leitfäden sind zumeist eine wichtige Grundlage für die Umsetzung einer Einführung.

Pilotierungskonzept

Um neue Methoden oder Werkzeuge in einer realen Umgebung auszuprobieren, bieten sich Pilotprojekte an. In einem kleinen Rahmen lassen sich Veränderungen testen, bevor sie ins gesamte Unternehmen getragen werden. So lassen sich die Veränderungen auf Herz und Nieren prüfen und bei Bedarf auch noch anpassen. Nicht jedes Projekt eignet sich als Pilotprojekt. Vor der Auswahl eines Pilotprojekts sollten daher eigene Kriterien für die Auswahl eines Projekts aufgestellt werden. Nur ein Projekt, welches möglichst viele dieser Kriterien erfüllt, ist geeignet.

Migrationskonzept

Gerade bei der Einführung von neuen Tools oder Methoden ist es von Bedeutung sich zuvor Gedanken über ein Migrationskonzept zu machen, da ein Verlust von Daten oder auch die Umstellung eines Vorgehens in einem kritischen Projekt zu Problemen führen kann. Im Rahmen eines Migrationskonzepts gilt es zu klären, welche Daten z.B. aus einem Tool migriert oder archiviert werden müssen oder ob eine neue Methode nur in einem neu startenden Projekt oder auch in bereits laufenden Projekten zum Einsatz kommen soll. Mittels unterschiedlichen Migrationsstufen lassen sich Umstellungen schrittweise vornehmen, um eine sofortige Komplettumstellung zu vermeiden.

Agile Einführungsstrategie

Auch eine agile Vorgehensweise bietet sich zur Einführung von neuen Methoden an. Im Rahmen von Sprints werden immer wieder ausgewählte Methoden aus einem zuvor definierten Methodenbacklog über den definierten Sprintzeitraum ausprobiert und im Rahmen der Retrospektive zum Ende eines jeden Sprints bewertet. Jede Methode, die positiv bewertet wird, soll zukünftig weiter verwendet werden. Alle anderen Methoden kommen nicht weiter zur Anwendung. Somit wird in kurzen Zyklen das bestehende Vorgehen positiv verändert. Es kommt zu keiner einmaligen großen Komplettumstellung, sondern zu einem stetigen Verbesserungs- und Veränderungsprozess.

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