Um den Ansprüchen des Marktes langfristig gerecht zu werden, ist es notwendig in regelmäßigen Abständen die bisherigen Vorgehensweisen, Techniken, Prozesse oder Werkzeuge zu hinterfragen und bei Bedarf anzupassen. Ein geplantes und strukturiertes Change Management ist dabei die Grundvoraussetzung, um eine Organisation erfolgreich zu entwickeln.

Agiles Change Management

Auch eine agile Vorgehensweise bietet sich zur Transformation von Methoden, Prozessen oder Tools (kurz: PMT) an. Im Rahmen von Sprints werden immer wieder ausgewählte PMT-Items aus einem zuvor definierten PMT Backlog über den definierten Sprintzeitraum ausprobiert und im Rahmen der Retrospektive zum Ende eines jeden Sprints bewertet. Jedes PMT-Item, das positiv bewertet wird, soll zukünftig weiterverwendet werden. Alle anderen PMT-Items kommen nicht weiter zur Anwendung. Somit wird in kurzen Zyklen das bestehende Vorgehen positiv verändert. Es kommt zu keiner einmaligen großen Komplettumstellung, sondern zu einem stetigen Verbesserungs- und Veränderungsprozess.

Konzept zur Wissensvermittlung

Tief in jedem Menschen gibt es das Bedürfnis nach Sicherheit, welches unter anderem durch bekannte Methoden, Systeme und Umgebungen erzeugt wird. Changes sind daher etwas Unbekanntes, welches das Bedürfnis nach Sicherheit stören und Ängste und Widerstände auslösen kann. Zum Abbau der Ängste und Widerstände ist bei der Einführung von etwas Neuem daher im Rahmen des Change Managements, das Konzept der Wissensvermittlung nicht zu unterschätzen. Der Wissenszuwachs wird in zwei unterschiedliche und zumeist aufeinander aufbauende Wissensarten unterteilt. Zum einen dem deklarativen Wissen, d.h. die Kenntnis über einen Sachverhalt, und zum anderen dem prozeduralen Wissen, d.h. die Fähigkeit das Wissen auch anwenden zu können. Sorgsam geplante, aufbereitete und durchgeführte Schulungs- und Coaching-Konzepte, sowie verständlich dokumentierte Leitfäden sind zumeist eine wichtige Grundlage für die Umsetzung einer Einführung.

Marketingstrategie

In vielen Projekten werden diejenigen, die von einer Transformation am meisten betroffen sind, leider erst viel zu spät über die geplante Veränderung informiert. Dabei lassen sich gerade durch eine frühzeitige  Weitergabe von Informationen Vorbehalte und Ängste bei den betroffenen Personen abbauen. Außerdem führt das Anpreisen der geplanten Veränderung zu einer Motivation, welche die betreffenden Personen neugierig macht und überzeugen kann. Bei der Erstellung der Marketingstrategie ist es wichtig, sich zuvor Gedanken über die Zielgruppen und deren Informationsbedürfnisse zu machen. Somit können sich je nach Zielgruppe in einer Organisation auch mehrere unterschiedliche Marketingmaßnahmen als sinnvoll erachten.

Vorgehen zur Etablierung des Change Managements

Der Aufbau eines funktionierenden (agilen) Change Managements ist ein normales Projekt: Zunächst gilt es die Transformation mittels einer Planung sinnvoll zu strukturieren, ein Projektteam auszuwählen, Rahmenbedingungen zu ermitteln, realistische und messbare Ziele zu vereinbaren und konkrete Arbeitspakete, wie ein Marketing-, Trainings-, Coaching-, Pilotierungs- und ggf. Migrationskonzept, zu definieren. Beim Projektteam ist darauf zu achten, dass es die unterschiedlichen betroffenen Gruppen der Organisation repräsentiert und zum Vorhaben positiv eingestellt ist. So tragen sie später zur positiven Verbreitung und Vervielfältigung der Informationen bei. Bevor mit der Umsetzung der Transformation begonnen werden kann, ist durch das Projektteam ein Prozess bzw. eine Struktur des Change Managements zu definieren.

Während der Umsetzung der Transformationen bietet es sich an die Erkenntnisse, wie den Projektverlauf, Schwierigkeiten, Gegenmaßnahmen und Resultate zu dokumentieren, um sie für Folgeprojekte als Best Practices weiterverwenden zu können sowie um das laufende Projekt nachzujustieren.

Pilotierungskonzept

Um neue PMTs in einer realen Umgebung auszuprobieren, bieten sich Pilotprojekte an. In einem kleinen Rahmen lassen sich Veränderungen testen, bevor sie ins gesamte Unternehmen getragen werden. So lassen sich die Veränderungen auf Herz und Nieren prüfen und bei Bedarf auch noch anpassen. Nicht jedes Projekt eignet sich als Pilotprojekt. Vor der Auswahl eines Pilotprojekts sollten daher eigene Kriterien für die Auswahl eines Projekts aufgestellt werden. Nur ein Projekt, welches möglichst viele dieser Kriterien erfüllt, ist geeignet.

Migrationskonzept

Gerade beim Change Managements von PMTs ist es von Bedeutung sich zuvor Gedanken über ein Migrationskonzept zu machen, da ein Verlust von Daten oder auch die Umstellung eines Vorgehens in einem kritischen Projekt zu Problemen führen kann. Im Rahmen eines Migrationskonzepts gilt es zu klären, welche Daten z.B. aus einem Tool migriert oder archiviert werden müssen oder ob eine neue Methode nur in einem neu startenden Projekt oder auch in bereits laufenden Projekten zum Einsatz kommen soll. Mittels unterschiedlichen Migrationsstufen lassen sich Umstellungen schrittweise vornehmen, um eine sofortige Komplettumstellung zu vermeiden.

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