Um die Qualität eines bestehenden oder neu eingeführten Geschäftsprozesses zu bewerten, sind natürlich Key Performance Indicators (kurz: KPIs) oder synonym Prozessmetriken die entscheidenden Schlagwörter. Der Begriff KPI bezeichnet dabei eine Kennzahl, anhand derer der Fortschritt oder der Erfüllungsgrad hinsichtlich wichtiger Zielsetzungen oder kritischer Erfolgsfaktoren innerhalb eines Unternehmens gemessen und/oder ermittelt werden kann. Dabei misst eine Metrik eine oder mehrere Eigenschaften des zu betrachtenden Prozesses und stellt somit einen Indikator für die Prozessqualität zur Verfügung. Wichtig dabei ist, dass KPI/Metriken immer nur im Zusammenhang mit einem entsprechend aufgesetzten „Vermessungsprozess“ funktionieren.

Ein wichtiger Teil des Unternehmens-Know-hows sind natürlich die Abläufe. Allerdings stellen diese nur das Skelett der Geschäftsprozesse dar, da noch unklar ist, wann welcher Pfad durchlaufen werden muss, wie sich die einzelnen Informationen ableiten lassen, welche Informationen mit welchen zusammenhängen. D.h. es werden noch die Muskeln und Sehnen benötigt, die das Unternehmen zusammenhalten und zum Laufen bringen – die Business Rules. Eine Business Rule ist eine Aussage, die einen Aspekt einer Unternehmung definiert oder beschränkt. Sie dient dazu, die Struktur derselben festzuschreiben oder deren Verhalten zu beeinflussen oder zu kontrollieren. Business Rules werden typischerweise in Prosa oder mit Hilfe von Entscheidungstabellen dokumentiert.

Prinzipiell existieren viele Notationssprachen, die zur Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse eingesetzt werden können. Die beiden am häufigsten eingesetzten sind aber sicherlich die UML (Unified Modeling Language) mit Use-Case-, Klassen- und Aktivitätsdiagramm und die BPMN (Business Process Model and Notation). Ob dabei die eine oder andere Sprache verwendet wird, ist nach unserer Erfahrung nicht ausschlaggebend. Es kommt jedoch darauf an, dass ein Vorgehen definiert ist, in dem die Vorteile der grafischen Notationen mit den Vorteilen der natürlichen Sprache kombiniert werden. So entsteht am Ende eine eindeutige, vollständige und für alle Projektbeteiligten verständliche Dokumentation.